A l’origine, la gestion de projet a été élaborée pour répondre aux exigences de mise en œuvre de projets complexes tels que la construction des cathédrales. Vous allez voir que ses grands principes peuvent être appliqués pour traiter des travaux de toutes sortes et s’avèrent également très utiles dans la vie de tous les jours. L’organisation du travail est en effet un facteur essentiel de productivité et d’efficacité.
1. Identifiés vos chantiers
Lorsque vous engager des travaux à titre personnel ou professionnel la première chose à faire est de définir le périmètre des chantiers. Jusque là, rien d’innovant.
Au sein de vos chantiers, définissez ensuite les tâches élémentaires qui vont les constituer. Cette étape va permettre de constituer la structure hiérarchique des tâches du projet. La fin d’un chantier se matérialise généralement par la fourniture d’un livrable. Il peut s’agir d’une étude technique, de travaux d’électricité… Lors vous listez vos tâches vous devez identifier :
- Un responsable
- Une durée prévisionnelle
- Une ou plusieurs ressources
- Une estimation du coût
2. Définissez vos priorités
Une fois ces chantiers identifiés, définissez leurs dépendances. Il arrive fréquemment que certains travaux ne peuvent démarrer avant d’autre, il est donc primordial de les ordonnancer. L’ordonnancement est l’élaboration d’un plan d’action permettant de déterminer les séquencements et les parallélismes possibles entre l’exécution des tâches identifiées. Il faut pour cela identifier pour chaque tâche élémentaire les tâches antérieures. De cette manière, vous allez progressivement constituer votre planning.
3. Affectez vos ressources
Lorsque vous bâtissez votre planning les choix des moyens affectés aux tâches détermine la durée de réalisation de la tâche.
Lors de la constitution des plannings prévisionnels, vous avez besoin d’identifier les ressources les plus à même d’effectuer chaque ouvrage ; selon leurs compétences, leurs disponibilités, leurs localisations, la disponibilité des véhicules et engins, etc…
Dans une certaine mesure, l’affectation de moyen détermine la vitesse à laquelle seront traitées les actions.
4. Planifiez les travaux
C’est une étape qu’il faut mener régulièrement. Le chef de projet aménage des marges de flexibilité entre les tâches afin de pouvoir faire face aux imprévus. La planification doit être actualisée au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Selon la criticité de la tâche, vous pouvez jouer sur les moyens, autrement dit l’affectation des ressources, pour ajuster la capacité à réaliser les tâches. En fonction des phases d’un projet, certaines ressources sont plus ou moins dédiées au projet qu’il s’agisse de ressources matériels (véhicule, grue, calculateur…) ou humaines (maçon, ingénieur, architecte…). La planification préalable des ressources suppose d’optimiser le taux d’affectation de ces ressources. Attention de ne pas confondre charges et délai :
Le Délai représente la durée de réalisation de la tâche alors que la charge correspond à la quantité de travail nécessaire pour exécuter la tâche.
Vous pouvez utiliser le diagramme de Gant pour visualiser l’interdépendance de votre travaux sous forme de timeline :
5. Faites des suivis réguliers de l’avancement des travaux
A chaque instant, votre planning travaux doit permettre de donner une vision claire de l’avancement des différents chantiers. Le planning permet de tout mettre sur la table et notamment :
- déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
- suivre et communiquer l’avancement du projet
- affecter les ressources aux tâches.
A cette occasion, assurez un suivi rigoureux des retours et des coûts
Cette étape est d’autant plus importante que le projet est complexe. Les éléments suivants peuvent rendre un projet complexe :- La taille du projet
- Son coût
- Sa durée
- Une cible mal cadrée
- Le nombre d’acteur autours du projet
Une gestion des risques est nécessaire, elle vise à les minimiser par des actions préventives ou de contournement. Les risques Projet sont identifiés formellement lors de réunions de type point d’avancement. Les responsables des chantiers sont garants que les réalisations correspondent à vos souhaits et sont faites dans les règles de l’art selon les indicateurs qualité, coût et délai.
